Aanbesteding en contracten

Om met een smartcitytoepassing te experimenteren en deze vervolgens uit te rollen, hebben gemeenten meestal externe partijen nodig die via een aanbestedingsproces geworven worden. Probleem bij smartcitytoepassingen is dat het vaak ondoenlijk is om de toepassing vooraf exact te specificeren. Een gemeente kan wel omschrijven wat de toepassing moet kunnen en welk probleem deze moet oplossen, maar niet hoe deze er precies uit moet zien. Daar is specifieke kennis voor nodig, die je meestal niet zelf in huis hebt. En het is ook de vraag of gemeenten dat moeten willen, want je loopt met je kennis al gauw achter op de ontwikkelingen in de markt. Wanneer een gemeente haar uitvraag heel specifiek opstelt, vraagt zij misschien naar technologie die op het moment van de aanbesteding alweer achterhaald is.

“Kijk, als jij op jouw criterialijstje als zwaarwegend punt de kosten hebt staan, dan ben je dan al primair in mijn ogen verkeerd bezig, want uiteindelijk gaat het om het functionele.”

“Zodra je een grote partij van buiten naar binnen roept, gaat alles over de kop, komen er andere tools, andere inzichten, andere uitgangspunten. En dan, ja, dat kan natuurlijk ook heel zinvol zijn, omdat je dan een soort schokeffect hebt van een ander soort inzichten, maar je gooit ook heel veel weg”.

“Aanbestedingen kosten gewoon veel tijd. En dat heeft alles te maken met het hele administratieve circus dat erom heen bedacht is… je bent in die hele aanbesteding, de offerte en dan het beoordelen van de offerte et cetera, soms al drie maanden verder voordat je kan beginnen”.

- aanbevelingen -

Kies, wanneer het over aanbesteding en contractering gaat, voor een aanpak waarin een dialoog met marktpartijen centraal staat en die innovatie mogelijk maakt.

Kies voor een aanbestedingsaanpak waarin een dialoog met de markt is opgenomen.

Waak voor ‘overspecificatie’ voordat je met de markt in gesprek gaat. Profiteer van de kennis van de markt bij het uitwerken van specificaties.

Ga in de opschalings- en beheerfase na of taken en verantwoordelijkheden wellicht beter herverdeeld kunnen worden binnen je team. Er moet iemand binnen het team zijn die verantwoordelijkheid kan nemen voor de ‘planning & control’ kant van het project.