Search
Close this search box.

Best Value Procurement (prestatie-inkoop)

Best Value Procurement (hierna genoemd: prestatie-inkoop) betekent een verschuiving van ‘controleren en beheersen’ naar ‘loslaten en vertrouwen’. De opdrachtnemer neemt het voortouw, de opdrachtgever faciliteert. Aanbieders krijgen zo de kans om hun expertise maximaal te laten zien. De marktpartij die de beste prijs-kwaliteitverhouding biedt, krijgt hierdoor alle ruimte om zich te onderscheiden van zijn concurrenten. Het resultaat is onder meer een betere samenwerking tussen partijen. 

Prestatie-inkoop bestaat uit 4 fasen: voorbereidingsfase, beoordelingsfase, concretiseringsfase en uitvoeringsfase. 

Voorbereidingsfase:
In de voorbereidingsfase formuleer je de doelstellingen die je met de inkoop wilt realiseren: welk probleem moet het project oplossen en wat zijn daarbij de vereisten? Een haarscherpe probleemanalyse is een belangrijke vereiste om een prestatie-inkoop procedure te kunnen doen slagen.  

Beoordelingsfase:
In de
beoordelingsfase ga je op zoek naar de aanbieder met de beste combinatie van prijs en kwaliteit. Kwaliteit  telt voor minimaal 75% mee in de beoordeling, prijs voor maximaal 25%. Prijs vormt dus een relatief onbelangrijke factor in de beoordeling.  
Je nodigt de aanbieders uit om een presentatie te geven, waarin zij laten zien hoe zij de opdracht realiseren en hoe zij invulling geven aan jouw doelstellingen. Na de presentaties worden de sleutelfunctionarissen van de inschrijvers geïnterviewd, om er zeker van te zijn dat de inschrijver zijn beloften in de uitvoeringsfase ook kan waarmaken met de mensen die hij inzet.  

 Concretiseringsfase:
I
n de concretiseringsfase werkt de beoogde opdrachtnemer zijn plan in verder detail uit. Er is geen sprake is van onderhandeling, het gaat om het verder verduidelijken en concretiseren van de aanbieding. Het plan van aanpak is af vóórdat de uitvoering start. Mocht in deze fase blijken dat de beoogde opdrachtnemer niet aan de eisen voldoet, dan kan de concretiseringsfase opnieuw worden doorlopen, maar dan met de één-na-beste inschrijving. Indien de concretiseringsfase naar tevredenheid verlopen is, volgt de gunning van het contract en de uitvoering ervan. 

Uitvoeringsfase:
In de
uitvoeringsfase heeft de opdrachtnemer het project helemaal in het vizier doordat in de voorgaande fasen alles doordacht en doorgesproken is. Tijdens de uitvoering worden de prestaties van de opdrachtnemer en opdrachtgever gemeten. De indicatoren en meetmethoden hebben partijen al in een eerdere fase met elkaar vastgelegd. 

Waarom past Prestatie-inkoop zo goed bij de smart city praktijk?
Omdat onderscheidende kwaliteit (bijvoorbeeld door inzet van nieuwe technologie) en vertrouwen in het handelen van de opdrachtnemer bij smart city projecten uiterst belangrijke factoren zijn.  Neem als fictief voorbeeld de gemeente die in haar centrumgebied de afvalinzameling goed wil regelen. Zij wil het schoonste centrumgebied van Nederland hebben, dat is de ambitie die in de voorbereidingsfase is vastgelegd. De gemeente start een prestatie-inkoop procedure. Uit de beoordelingsfase komt een partij rollen met een oplossing waar de gemeente zelf nooit aan had gedacht: alle prullenbakken staan volgens het voorstel van deze partij via luchtkanalen in verbinding met een centraal afvaldepot, dat het afval via de luchtkanalen aanzuigt. Dit lijkt de gemeente de manier om de ambitie ‘schoonste centrum van Nederland’ te realiseren. De partij krijgt vanaf dat moment het volledige vertrouwen en werkt het plan in de concretiseringsfase verder uit. Dit gebeurt naar tevredenheid: de prestaties van het inzamelingssysteem kloppen met wat er in de beoordelingsfase beloofd is. De gemeente stelt tegelijkertijd een sluitende business case op voor de installatie en exploitatie van het systeem. Daarmee kan de uitvoeringsfase ingaan: het systeem wordt geïnstalleerd en feestelijk in gebruik genomen.