Wanneer je al een redelijk beeld hebt van hoe de toepassing die je wilt laten ontwikkelen eruit ziet zou je kunnen kiezen voor een traditionele aanbesteding zonder dialoog met marktpartijen, maar dan trap je misschien in de valkuil van overspecifikatie: alles op papier zo goed willen dichttimmeren in een selectieleidraad en een programma van eisen dat er niemand meer overblijft die wil of kan inschrijven. Bij smart citytoepassingen zijn er bijna altijd meer wegen die naar Rome leiden, dus is het bijna altijd verstandiger om te kiezen voor een aanbestedingsvorm met een dialoogfase. Daarbij heb je de keuze tussen twee vormen: 

• Mededingingsprocedure met onderhandeling: geselecteerde partijen doen aan het begin van de dialoogfase al een inschrijving 
• Concurrentiegerichte dialoog: geselecteerde partijen doen pas na afronding van de dialoogfase een inschrijving

Laatstgenoemde aanbestedingsvorm komt in de smartcitypraktijk het vaakst voor. Om die reden tref je van die vorm hieronder een korte omschrijving aan. Beide aanbestedingsvormen zijn uitvoerig gedocumenteerd op de website www.pianoo.nl. 

Omschrijving op hoofdlijnen van de concurrentiegerichte dialoog: 

1. Je selecteert 3 tot 5 deelnemers aan de dialoog. 
2. Je vraagt de geselecteerde gegadigden om oplossingen aan te dragen in een dialoog  
3. Je verzoekt deelnemers aan de dialoog die daadwerkelijk oplossingen kunnen aandragen welke voor jou aantrekkelijk zijn om hun inschrijving in te dienen.  
4. Je toetst of deze inschrijvingen voldoen aan de tijdens de dialoog voorgelegde en gespecificeerde oplossingen (de inschrijvingen die daaraan voldoen kwalificeer je als ‘geldig’). 
5. Je beoordeelt de geldige inschrijvingen op basis van het gunningscriterium ‘beste prijs-kwaliteitverhouding’.  
6. Je gunt de opdracht aan de inschrijver met de beste prijs-kwaliteitverhouding. 
   
   

Tijdens de dialoog waarborg je de gelijke behandeling van alle inschrijvers. Je mag geen informatie verstrekken, waarmee bepaalde inschrijvers boven andere inschrijvers bevoordeeld worden.  

De dialooggesprekken voer je met alle gegadigden apart, maar wel volgens een vaste agenda, die je bij alle gesprekken op dezelfde wijze hanteert (je probeert bijvoorbeeld bij elk gesprek een bepaald onderwerp ongeveer evenveel bespreektijd te geven). Soms wordt voor een gezamenlijke kick off bijeenkomst (met bijvoorbeeld bezichtiging van de projectlocatie en toelichting van de spelregels voor de dialoog) gekozen. Dat bespaart tijd en waarborgt dat alle deelnemers tijdens de kick off dezelfde informatie krijgen. 

Het is wettelijk mogelijk om deelnemers aan de dialoog een vergoeding te betalen voor hun inspanningen tijdens de dialoogfase. Zo voorkom je dat je partijen kopschuw maakt om aan de procedure mee te doen, omdat meedoen aan de dialoog hun meer tijd kan kosten dan aan een procedure zonder dialoog.