De procedure in het kort 
Vaak valt er bij smart city projecten een gat tussen ontwikkeling en implementatie, omdat je eerst een aanbesteding moet doen voor de selectie van een bedrijf dat de toepassing ontwikkelt en daarna, als de ontwikkeling klaar is, de levering moet aanbesteden. Bij een innovatiepartnerschap doe je dat in één keer! Voor het aangaan van een innovatiepartnerschap moet de inhoudelijke vraag glashelder zijn. Dat vereist dat je vooraf een grondige analyse hebt gemaakt van het probleem, de oplossingen die er in de markt al te koop zijn en welke bedrijven die leveren. Je gaat het ‘track record’ van die bedrijven na. Nu komt het erop aan een weloverwogen keuze met welke bedrijven je in zee gaat. Het partnerschap kan worden aangegaan met één of met meer bedrijven. Het is mogelijk dat tijdens het partnerschap partijen afhaken of afvallen. Bedrijven die een innovatiepartnerschap met je willen aangaan, geven vooraf zo concreet mogelijk aan welke innovatieve oplossing zij willen ontwikkelen voor het door jou geschetste vraagstuk, en waarom ze denken dat ze met hun oplossing jouw probleem kunnen oplossen. Op basis van jouw geschiktheidseisen en selectiecriteria stelt je vast met welke bedrijven je de verschillende onderhandelingsrondes gaat doorlopen. In de onderhandelingsrondes maak je afspraken over de maximale prijs en de prestatieniveaus van de te ontwikkelen innovatieve oplossing. In de onderhandelingsrondes vallen steeds meer kandidaten af, totdat je de meest geschikte(n) overhoudt.  

Na de onderhandelingsrondes volgt de onderzoeks- en ontwikkelingsfase. Tijdens deze fase van het innovatiepartnerschap ontwikkelen je samenwerkingspartners (al dan niet in samenwerking met jouzelf en eventueel betrokken kennisinstellingen) de innovatieve oplossing. Denk aan het maken van een prototype, de productie van een testserie en het uitvoeren van een pilotproject. Omdat je partners kosten maken in deze fase, dienen zij hiervoor een passende vergoeding te ontvangen. Hiervoor maak je voor de start van de onderzoeks- en ontwikkelingsfase afspraken. Zijn het onderzoek en ontwikkeling afgerond dan kun je de oplossingen inkopen. Aantal en prijs liggen op dat moment al vast, dus er hoeven geen nieuwe onderhandelrondes te worden gestart. 

Aandachtspunt: intellectueel eigendom (patentaanvraag) 
Met de ontwikkeling van innovatieve oplossingen kunnen intellectuele eigendomsrechten worden gecreëerd. Dit intellectuele eigendom kan op verschillende manieren worden verdeeld. Het kan volledig aan jou worden toegekend, of volledig aan de deelnemende bedrijven, waarbij u eventueel een licentie op het product afneemt. Een derde mogelijkheid is om beiden het eigendom te verwerven en met partijen afspraken te maken over de geografische verdeling van de markt. Dat geeft jou meer vrijheid om na afloop van het partnerschap met een andere partij in zee te gaan voor verdere productie en levering.