De gemeente wil haar stationsplein op de schop nemen omdat het aanzien ervan onder de maat is en er verkeersknelpunten zijn: er zijn conflictsituaties tussen openbaar vervoer, taxi’s, auto’s, voetgangers en fietsers. Dit levert vertraging, agressie en onveilige situaties op. De stedenbouwkundige afdeling heeft een schetsen gemaakt van verschillende varianten voor herinrichting van het plein en wil daar reacties op van inwoners en van betrokken partijen, zoals de vervoerders, en de beheerders van de onder- en bovengrond.
In de startfase wil je een beeld krijgen van de mogelijke partner(s) die betrokken worden bij het project. Aan wie denk je? Heb je al marktpartijen op het oog? Kunnen kennisinstellingen in jouw regio nog een rol spelen?
Met het instrument ‘Partnerwaarde-matrix’ kun je in kaart brengen wat beoogde partners kunnen brengen, maar ook wat deze partners zelf kunnen halen uit het project.
De gemeente weet vanaf het begin dat zij nooit in haar eentje de technologie (hard- en software) voor de 3D simulatie kan ontwikkelen en beheren. Er zal dus een gespecialiseerde marktpartij moeten worden gevonden die kan helpen, maar hoe kies je de juiste partij.
Je kunt de ‘Beslisboom Technologie’ en in het bijzonder de ‘splitsingslijst taken technologie’ gebruiken om een precies beeld te krijgen van de taken die uitgevoerd moeten worden, wat je daar als gemeente zelf van kan doen, en wat je aan een marktpartij zult moeten uitbesteden. Op deze manier kun je een marktpartij selecteren voor die taken die je echt niet zelf kunt doen.
De gemeente is het gewend om een traditionele aanbestedingsvorm te kiezen, waarbij alle gevraagde techniek vooraf precies gespecificeerd is. Dit is bij het aanbesteden van deze innovatieve toepassing niet de juiste weg: door alles zelf te specifiëren weet je niet zeker of er wel een partij is die dat allemaal kan leveren en mis je waarschijnlijk de nieuwste technische oplossingen.
De ‘Aanbestedingswijzer’ helpt gemeenten om een aanbestedingsvorm te kiezen die uitgaat van een dialoog met marktpartijen. Tevens helpt het om een uitvraag op te stellen, het aanbestedingsteam samen te stellen en de dialoog met marktpartijen te organiseren, waardoor je aanbestedingsprocedure een grotere kans op slagen heeft.
In de uitvoeringsfase ervaart de gemeente dat inwoners terughoudend zijn in het gebruik van de Digital Twin, omdat ze bang dat ze de 3D techniek niet snappen en de gemeente niet voldoende kunnen adviseren. Hoe maak je inwoners desondanks warm om mee te doen?
Het instrument ‘Meningpeiler’ kan helpen om in gesprek met inwoners te bepalen wat belangrijk is voor het ontwikkelen van de Digital Twin en hoe dat raakt aan de belangen van de inwoners. Zo weet je bijna zeker dat de drempel om mee te doen niet te hoog is.
In de opschalingsfase heeft de gemeente een betrouwbare marktpartij nodig met ervaring, zodat deze partij continuïteit kan bieden. Aan de kant van de gemeente moet ook de nodige kennis en ervaring aanwezig zijn, om niet volledig van de marktpartij afhankelijk te zijn.
De ‘Beslisboom Technologie’ reiken je verschillende instrumenten aan die je helpen de eisen vast te leggen voor de marktpartij die je zoekt, en om het profiel vast te leggen voor een ICT-er die aangenomen moet worden.
In de opschalingsfase wil de gemeente de uitkomsten van het project periodiek evalueren. Je hebt in de startfase al een meetplan opgesteld met SMART doelstellingen.
Het instrument ‘Uitkomsten tijdlijn’ geeft de handvatten om doelstellingen te formuleren en de juiste meetmethoden en meetmomenten te kiezen voor de monitoring van uitkomsten. Deze evaluaties voer je uit op de aangegeven momenten, zodat je naar het bestuur kunt verantwoorden wat de resultaten zijn, en of deze nog in verhouding staan tot de gemaakte kosten.